Cambios y devoluciones
1. Introducción y Principio de Flexibilidad
En Qoyawarkuna Travel, entendemos que los planes de viaje pueden cambiar. Esta política detalla los procedimientos y las condiciones bajo las cuales el Cliente puede solicitar modificaciones a su reserva (Cambios) o solicitar la devolución de pagos (Devoluciones). Nuestro objetivo es aplicar la mayor flexibilidad posible, respetando siempre las condiciones contractuales de nuestros proveedores (hoteles, trenes y permisos).
2. Procedimiento de Solicitud de Cambios
2.1. Solicitud y Viabilidad de Cambio
El Cliente debe solicitar cualquier cambio de fecha, nombre o itinerario por escrito a su asesor de viajes de Qoyawarkuna Travel.
- Viabilidad: La posibilidad de realizar un cambio está sujeta a la disponibilidad de los servicios y las políticas de los proveedores (especialmente boletos de tren y permisos de trekking).
- Cargos por Modificación: Toda modificación puede generar un cargo administrativo de Qoyawarkuna Travel más los cargos adicionales impuestos por los proveedores (ej. penalidades por cambio de fecha de hotel o costos de reemisión de boletos de bus/tren). Estos cargos se comunicarán al Cliente antes de confirmar el cambio.
2.2. Cambios de Nombre y Documentación
- Restricción: Los boletos de tren (Machu Picchu) y los permisos de trekking son estrictamente personales, no transferibles y no permiten cambios de nombre. Cualquier corrección en la documentación debe solicitarse con urgencia y está sujeta a una penalidad del $100\%$ sobre el costo del boleto/permiso original y la compra de uno nuevo, si hay disponibilidad.
3. Procedimiento de Devoluciones (Reembolsos)
3.1. Condiciones de Reembolso
Las devoluciones se rigen por los plazos de cancelación establecidos en la Política de Reservas y Cancelaciones. Solo se emitirán devoluciones cuando:
- La cancelación se haya realizado dentro de los plazos que permiten una devolución parcial (ej. más de 60 días antes del inicio del viaje).
- Qoyawarkuna Travel se vea imposibilitado de prestar un servicio previamente pagado por causas imputables a la Agencia.
3.2. Exclusiones de Devolución
No habrá lugar a devolución o reembolso por:
- Permisos y Boletos No Reembolsables: Costo de los permisos de Caminos de Trekking (Inca, Salkantay), boletos de ingreso a Machu Picchu o tickets de tren una vez que han sido emitidos.
- Servicios No Utilizados: Servicios que el Cliente decida omitir o abandonar una vez iniciado el viaje (ej. noches de hotel no utilizadas o abandono de un trekking).
- Fuerza Mayor: Cancelaciones o modificaciones forzadas por eventos de fuerza mayor (huelgas, desastres naturales, cierres de rutas, problemas de salud del Cliente no cubiertos por su seguro).
3.3. Proceso y Plazos de Devolución
Una vez confirmada la cantidad a devolver:
- Plazo de Gestión: Qoyawarkuna Travel procesará el reembolso en un plazo de 15 a 30 días calendario, a partir de la confirmación escrita del monto final.
- Cargos Financieros: El Cliente asumirá los costos financieros y las comisiones bancarias o de pasarelas de pago incurridas durante la transacción del reembolso.
4. Incluye (El Compromiso Explícito)
- Definición del procedimiento para solicitar cambios.
- Advertencia sobre los servicios No Reembolsables (permisos, trenes, boletos).
- Plazos claros para el procesamiento de las devoluciones.
5. No Incluye (Límites de la Flexibilidad)
- La Agencia no cubre los costos de penalización impuestos por proveedores debido a cambios tardíos.
- No se garantiza la devolución de pagos por motivos de salud del Cliente si este no cuenta con seguro de viaje.
6. Recomendaciones (Consejos para el Cliente)
- Seguro es Esencial: Adquiera un seguro de viaje con cobertura de cancelación. Es su única garantía de reembolso total por fuerza mayor.
- Anticipación: Solicite cualquier cambio o anulación con la mayor antelación posible para minimizar los cargos de penalización.
- Datos Correctos: Verifique que sus datos de reserva sean 100% correctos antes de confirmar el depósito para evitar costosos cambios de documentación.